Administrasi Umum - X AK [Drs. Eko Setyo W., M.Pd]

Modul KD 3.11 Menerapkan pencatatan keuangan sederhana

Kompetensi Dasar

3.11 Menerapkan tata cara pencatatan keuangan sederhana

4.11 Melakukan pencatatan keuangan sederhana

           A.      Mempersiapkan administrasi kas kecil

1.       Pengertian kas dan kas kecil

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kas adalah tempat menyimpan uang, tempat membayar dan menerima uang, keluar masuknya uang. Sedangkan menurut Kamus istilah Akuntansi, kas merupakan alat pembayaran yang dapat diterima oleh bank dengan nilai nominal untuk disimpan. Dalam arti sempit, kas adalah sejumlah uang tunai dalam bentuk uang kertas dan uang logam, sedangkan dalam arti yang lebih luas, kas juga termasuk cek, wesel pos, dan simpanan di bank.

Berikut ini yang termasuk kas perusahaan, antara lain :

a.       Uang tunai

b.      Cek

c.       Cashier’s check

d.      Traveler’s check

e.      Simpanan di bank

f.        Postal money order

g.       Money order

2.       Tujuan atau fungsi kas kecil

1.       Membayar pengeluaran yang jumlahnya realtif kecil dan tidak praktis apabila dibayar dengan cek (biasanya sudah ditentukan batas maksimum)

2.       Membayar pengeluaran yang sifatnya mendadak

3.       Membantu kelancaran kegiatan pimpinan

4.       Membantu administrasi atau sekretaris kantor dalam melaksanakan tugasnya

3.       Sistem atau metode pencatatan kas kecil

Ada dua sistem/metode pengendalian pengeluaran melalui kas kecil

a.       Imprest fund system (metode dana tetap)

Metode pengendalian pengeluaran kas melalui pembentukan dana kas kecil dengan cara menetapkan jumlah dana yang tetap tidak dinaikkan atau diturunkan untuk suatu periode tertentu.

b.      Fluctuating fund system (metode fluktuasi)

Metode pengendalian pengeluaran kas melalui pembentukan dana kas kecil dengan cara menetapkan jumlah dana yang tidak tetap sehingga penggantian dana kas kecil tidak perlu sama dengan jumlah dana yang telah dikeluarkan

4.       Macam-macam bukti transaksi kas kecil

a.       Kuitansi

b.      Cek

c.       Faktur

d.      Nota

·         Nota kontan

·         Nota debet dan nota kredit

e.      Bukti kas masuk

f.        Bukti kas keluar

g.       Formulir pengajuan dana kas kecil

5.       Prosedur penanganan kas kecil

6.       Fungsi-fungsi yang terkait dengan kas kecil

a.       Fungsi kas

b.      Fungsi akuntansi

c.       Fungsi pemegang dana kas kecil

d.      Fungsi pemeriksa intern

           B.      Membukukan mutasi dan selisih dana kas kecil

1.       Mutasi dana kas kecil

a.       Pembentukan dana kas kecil

b.      Penggunaan dana kas kecil

c.       Pengisian kembali dana kas kecil

2.       Metode pembukuan kas kecil

a.       Imprest fund system (sistem dana tetap)

b.      Fluctuation fund system (sistem dana tetap)

          C.      Mendokumentasikan bukti-bukti kas kecil

Alat-alat untuk pendokumentasian bukti kas kecil

a.       Odner

b.      Guide/pembatas

c.       Perforator

d.      Stapler

e.      Bukti kas masuk

f.        Bukti kas keluar

           D.      Langkah-langkah pendokumentasikan kas kecil

a.       Cek smua bukti trasaksi

b.      Kelompokkkan bukti-bukti transaksi ke dalam kelompok bukti transaksi penerimaan dan kelompok transaksi pengeluaran

c.       Catatlah setiap bukti-bukti transaksi penerimaan dana kas kecil ke dalam bentuk kas masuk, selanjutnya satukan bukti kas masuk dengan bukti transaksi penerimaan menggunakan stapler, posisi bukti kas masuk di depan dan buktu transaksi penerimaan di belakangnya

d.      Catatlah setiap bukti-bukti transaksi pengeluaran kas kecil ke dalam bukti kas keluar

e.      Siapkan odner untuk mendokumentasikan bukti-bukti transaksi, berikut dengan dua guide yaitu guide debet dan guide kredit

f.        Tulis pada odner, nama bulan dan tahun sebagai judul

g.       Beri lubang pada sisi bukti kas masuk dan bukti kas keluar beserta bukti transaksinya dengan menggunakan perforator

h.      Masukkan dan susunlah bukti-bukti transaksi ke dalam odner secara urutan tanggal (kronologis)