Administrasi Umum - X AK [Drs. Eko Setyo W., M.Pd]

Modul 3.6 Menerapkan Prosedur Pencatatan Surat/Dokumen Masuk Dan Keluar

A. Pengertian Prosedur,  Pengelolaan , surat masuk dan surat keluar

Prosedur adalah serangkaian tugas yang saling berhubungan, yang merupakan Prosedururutan menurut waktu dan cara tertentu untuk melaksanakan pekerjaan yang harus diselesaikan,  prosedur merupakan rencana yang penting dalam tiap bagian perusahaan.

Pengelolaan

Pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada suatu hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan .

Surat masuk

Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain dari perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos),  maupun yang diterima melalui kurir (pengiriman surat).

Surat keluar

Surat keluar adalah segala komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu badan usaha dari intansi lain

perorangan.

Bahwa prosedur pengolahan surat masuk dan surat keluar adalah pekerjaan surat menyurat yang harus dilakukan secara tertata dan berurutan dengan kegiatan yang utama yaitu mengelola, mengatur, dan mengurus surat menyurat agar dapat memperlancar administrasi intansi tersebut.

Fungsi Surat

Surat berfungsi sebagai  berikut:

1.    Wakil dari pengiriman / penulisan.

2.    Bahan Pembuktian.

3.    Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut.

4.    Alat pengukur kegiatan organisasi

5.    Bahan pengingat, surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan atau aktivitasnya di masa lalu yang bisa dipergunakannya untuk melakukan kegiatan selanjutnya baginya.

6.    Prosedur pengolaan surat masuk dan keluar

7.    Prosedur Pengelolan surat masuk

Prosedur pengelolaan surat yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai berikut:

     A.  Penerimaan

Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin dan rahasia                               penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengolahan lebih lanjut.

     B.  Pencatatan

Setelah surat dicatat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan.

Mengagendakan surat masuk.

Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar kedalam buku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut BukuAgenda Masuk (Daily Mail Record). Petugasnya dinamakan agendaris(mail clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda suratmasuk

2.Pengarahan dan penerusan

Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan danditeruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya

3.Penyampaian surat

Penayampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang dilaksanakan dengan langkah- langkah sebagai berikut:

 Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku Ekspedisi Intern.

 Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang bersangkutan.

 Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan   agenda untuk dicatat dalam buku   pengarahan.

Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk

Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit pengolah dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut. (Ating Tedjasutisna, dkk, 2000:167).

6.     Prosedur Pengelolaan Surat KeluarApabila konsep surat telah mendapat persetujuan dan memperoleh kode

atau nomor surat, diserahkan kepada unit pengolah. Kemudian kepala unit pengolah harus tekun dan teliti mentaklik hasil pengetikan konsep surat hingga konsep surat itu menjadi bentuk surat (Net Surat),setelah melalui koreksi kesalahan.

C. Mengetik surat dalam bentuk akhir

Konsep yang telah disetujui pimpinan kemudian diketik dalam bentuk akhir pada kertas berkepala surat atau kop surat.

D. Penandatanganan

Net surat itu kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang berwenang untuk menandatangani.

E. Pencatatan

Dalam pencatatan ini, kegiatan – kegiatan yang dilakukan yaitu sebagai   berikut :

1) Net surat yang telah ditandatangani, dicap disertai kelengkapan lainnya, seperto (Lampiran dan amplop)

2) Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal olehpetugas yang disebut verbalis.

3) Surat dinas setelah selesai dicatat dalam buku verbal, kemudiansurat tersebut siap untuk dikirim.

Sumber:http://evanurafivah14.blogspot.co.id/2012/11/prosedur-pengelolaan-surat-masuk-dan.html