KD 3.8 Menerapkan komunikasi bisnis
-
KD 3.8 Menerapkan komunikasi bisnis
Komunikasi Bisnis memiliki 2 pengertian (Pandjaitan & Wiryawan., 2016), yaitu
komunikasi bisnis secara klasik dan komunikasi bisnis secara moderat.
1. Secara Klasik
Secara klasik, komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam
dunia bisnis yang menyangkut berbagai macam bentuk komunikasi baik verbal
maupun nonverbal untu mencapai tujuan tertentu. Komunikasi verbal
merupakan salah satu bentuk komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan
pesan-pesan bisnis kepada pihak lain baik secara tertulis maupun seara lisan.
Sedangkan komunikasi nonverbal merupakan salah satu bentuk komunikasi
yang bersifat lebih spontan dibandingkan dengan komunikasi verbal, karena
komunikasi ini lebih mengarah ke reaksi pada saat menerima sebuah pesan,
seperti gerakan-gerakan tubuh,isyarat-isyarat, sinyal-sinyal dan bahasa tubuh
(body language). Hal tersebutlah yang dijadikan sebagai alat untuk melakukan
komunikasi.
2. Secara Moderat
Secara moderat, komunikasi bisnis adalah suatu komunikasi yang dilakukan
paling tidak harus melibatkan dua orang atau lebih yang dalam proses
pertukaran pesan/informasinya dapat dilakukan secara lisan maupun tulisan.
Mengapa melibatkan paling tidak dua orang? Karena dalam suatu komunikasi
tentu dibutuhkan adanya penerima pesan (komunikan) dan pengirim pesan
(komunikator). Sehingga jika suatu komunikasi dilakukan tanpa ketentuan
tersebut, maka hal tersebut tidak bisa dikatakan sebagai suatu komunikasi
bisnis.
Dari dua pengertian komunikasi bisnis di atas, maka dapat disimpulkan
bahwa komunikasi bisnis merupakan suatu komunikasi yang dilakukan dalam dunia
bisnis berupa proses penyampaian gagasan , ide maupun pesan dan penerimaan
pesan baik secara lisan maupun tulisan dalam rangka mencapai tujuan bisnins.
Berdasarkan pengertian diatas, bila kita perhatikan secara seksama,
komunikasi bisnis mengandung 6 unsur pokok. Menurut Iriantara, Y (2016) 6 unsur
pokok tersebut yaitu: (1) bertujuan, artinya dalam suatu komunikasi bisnis
organisasi/lembaga harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya baik
bersifat formal atau informal, tapi tidak bersifat sosial kecuali yang sejalan dengan
tujuan utama organisasi/lembaga, (2) pertukaran,merupakan proses pertukaran
informasi yang melibatkan paling tidak dua orang lebih yakni komunikator dan
komunikan, (3) gagasan, opini, informasi, instruksi merupakan isi dari pesan yang
disampaikan yang bentuknya beragam tergantung dari tujuan,situasi dan kondisinya,
(4) saluran personal atau impersonal yang mungkin bersifat tatap muka atau melalui
siaran televisi yang menjangkau jutaan orang secara bersamaan (5) simbol atau
sinyal yang merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti untuk menyampaikan
atau mempertukarkan pesan. Simbol bisa bersifat positif atau abstrak; sinyal bisa
berbentuk verbal atau nonverbal. Tapi yang terpenting adalah bagaimana pesan yang
disampaikan bisa dimengerti dengan baik, (6) pencapaian tujuan organisasi, dalam
setiap organisasi pasti didirikan dengan maksud dan tujuan tertentu, diantaranya
bertujuan untuk memberikan keuntungan bagi pemegang saham dan menyediakan
lapangan kerja bagi masyarakat.
B. TUJUAN KOMUNIKASI BISNIS
Setelah mengetahui pengertian komunikasi bisnis, selanjutnya yang harus
diketahui adalah untuk apa komunikasi bisnis dilakukan. Dalam pandangan pakar
komunikasi bisnis, keterampilan berkomunikasi merupakan keterampilan yang penting
yang harus dimiliki oleh setiap orang dalam suatu organisasi, karena jika dalam
organisasi tersebut komunikasi yang berlangsung teroganisasikan dengan baik, maka
para pekerja organisasi akan termotivasi dan giat bekerja untuk organisasinya
(Iriantara,Y,. 2015).
Dari pemaparan tersebut, keterampilan komunikasi bisnis sangatlah penting,
karena komunikasi tersebut memiliki tujuan tertentu. Sugeng (2015) menyebutkan
bahwa tujuan utama dari komunikasi bisnis terdiri dari 3 tujuan , diantaranya :
1. Informing
Tujuan yang pertama ialah informing atau memberikan informasi. Dengan
adanya komunikasi bisnis, sebuah organisasi/lembaga dapat memberikan
informasi kepada pihak lain mengenai organisasi/lembaganya sendiri guna
menarik perhatian pihak lain tersebut. Misalnya di saat sebuah perusahaan
membuka lowongan pekerjaan dan ingin mendapatkan pegawai atau karyawan
yang diharapkan, maka dari pihak perusahaan nantinya akan memasang iklan
melalui media masa guna menarik perhatian pihak lain untuk bekerja
diperusahaan tersebut. Dapat dikatakan pula bahwa proses pemberian informasi
ini merupakan salah satu teknik pemasaran agar perusahaan lebih dikenal dan
barang atau jasanya dapat diterima dengan baik.
2. Persuading
Tujuan yang kedua ialah persuading atau memberikan persuasi. Persuading ini
dilakukan agar apa yang disampaikan dapat dipahami dan dimengerti dengan
baik dan benar oleh lawan bicara untuk mencapai satu tujuan. Persuasi
dibutuhkan agar tidak ada pihak yang merasa dirugikan dalam bisnis. Maka
dalam hal ini kedua belah pihak sama-sama mendapatkan keuntungan.
2. Collaborating
Tujuan akhir dari komunikasi bisnis ialah collaborating atau melakukan
kolaborasi atau kerja sama bisnis. Dengan terciptanya jalinan komunikasi bisnis,
maka kerja sama bisnis dapat dilakukan dengan mudah.Pesatnya kemajuan
teknologi komunikasi saat ini, tiap orang dapat menggunakan berbagai media
telekomunikasi seperti telpon, faksimile, internet, e-mail, dan teleconference.
Teknologi komunikasi tersebut amat penting untuk mempererat kerja sama
bisnis.
Dari pemaparan diatas, bisa disimpulkan bahwa tujuan dari komunikasi
bisnis adalah untuk mencapai tujuan bersama. Cara utuk mencapai tujuan bersama
tersebut yaitu dengan melakukan informing/memberikan informasi kepada pihak lain
dengan jelas agar informasi yang disampaikan dapat dengan mudah dipahami dan
diterima oleh lawan bicara, dengan begitu nantinya akan membuat ke-2 belah pihak
dapat menjalin kerjasama dari komunikasi bisnis yang telah dilakukan untuk mencapai
tujuan organisasi bersama.
RUANG LINGKUP KOMUNIKASI BISNIS
Setelah mengetahui pengertian dan tujuan dari komunikasi bisnis, selanjutnya
yang harus diketahui ialah ruang lingkup dari komunikasi bisnis. Dari pengertian
komunikasi bisnis dan tujuan bisnsi di atas bisa diketahui bahwa pada dasarnya, ruang
lingkup komunikasi bisnis di sini, menunjuk pada lingkungan-lingkungan organisasi
bisnis. Dalam lingkungan tersebut ada sejumlah pihak yang berkepentingan
(stakeholder) yang mempengaruhi organisasi secara keseluruhan yang dilakukan pada
lingkungan internal dan lingkungan eskternal organisisasi. Lingkungan internal
organisasi atau disebut juga dengan stakeholder internal dalam kegiatan bisnisnya
untuk mencapai keseimbangan dalam dirinya sendiri yaitu dengan cara membangun
komunikasi dan relasi yang harmonis antara pemilik, manajemen dan karyawan.
Sehingga untuk lingkungan internal, stakeholdernya yaitu pemilik,manajemen dan
karayawan. Sedangakan lingkungan eksternal organisiasi atau disebut dengan
stakeholder eksternal seperti para pelanggannya atau organisasi/perusahaan lain seperti
perusahaan distributor dan pemasok. Inilah lingkungan eksternal yang masih berada
dalam lingkungan tugas (task) organisasi. Namun ada juga lingkungan paling luar yang
mempengaruhi organisasi seperti perkembangan teknologi, perubahan politik, dan
kondisi sosial ekonomi. terdapat dua bagian, yakni lingkungan eksternal yang
berpengaruh langsung pada kegiatan organisasi dan kedua lingkungan yang tidak
memiliki pengaruh secara langsung pada kegiatan organisasi bisnis. Lingkungan
eksternal yang berpengaruh langsung itu dinamakan demikian karena lingkungan
tersebut berada dalam lingkungan tugas organisasi, sehingga perubahan pada
lingkungan itu akan berpengaruh langsung pada organisasi. Sedangkan lingkungan
eksternal yang satunya lagi, pengaruhnya boleh dikatakan tidak langsung pada
organisasi meski sangat mungkin akan dirasakan juga oleh organisasi (Iriantara,Y,.
2015)
Dengan demikian, ruang lingkup komunikasi bisnis satu organisasi adalah
komunikasi dengan lingkungan internalnya dan komunikasi dengan lingkungan
eksternalnya (Iriantara,Y., 2015). Komunikasi dengan lingkungan internal, yakni
komunikasi yang terjadi antara karyawan dengan karyawan,karyawan dengan atasan,
bisa juga antara atasan dengan atasan,atau singkatnya komunikasi yang terjadi dalam
lingkungan kantor. Komunikasi dengan lingkungan eksternalnya, yaitu komunikasi
yang terjadi diluar lingkungan perusahaan, misalnya suatu komunikasi antara
karyawan dengan pelanggan (Sulton,Muhammad., 2014).
II.JENIS-JENIS KOMUNIKASI BISNIS
Pada dasarnya setiap orang dapat berkomunikasi satu sama lain, namun tidak semua
orang memiliki keterampilan dalam berkomunikasi, oleh karena itulah perlu diketahui
dan dikenala jenis-jenis cara penyampaian dalam berkomunikasi. Iriantara, Y (2015)
membagi komunikasi bisnis kedalam beberapa jenis, diantaranya :
1. Komunikasi Menurut Peranan Individu
a. Komunikasi antar individu dengan individu yang lain, yaitu komunikasi
terjadi baik secara formal maupun nonformal, dimana individu yang satu
bertindak sebagai komunikator harus dapat mempengaruhi individu lain
akan informasi yang disampaikan.
b. Komunikasi antar individu dengan lingkungan yang lebih luas, yaitu
komunikasi yang terjadi antara individu dengan ingkungan karena
dianggap memiliki keterampilan berkomunikasi yang baik untuk
melakukan komunikasi dengan lingkungan luas
c. Komunikasi antar individu dengan dua kelompok atau lebih, yaitu yang
terjadi antara individu yang berperan sebagai perantara antara dua
kelombok atau lebih sehingga dituntut kemampuan yang prima untuk
menjadi penyelaras yang harmonis antara kelompok tersebut. .
2.Komunikasi menurut jumlah orang yang berkomunikasi teridiri dari :
a. Komunikasi perseorangan, komunikasi yang terjadi secara perseorangan
atau individual antara pribadi dengan pribadi tentang permasalahan yang
bersifat pribadi juga.
b. Komunikasi yang berlangsung dalam suatu kelompok atau grup tentang
masalah-masalah yang menyangkut kepentingan banyak orang dalam
kelompok
3. Komunikasi menurut cara penyampaiannya terdiri dari:
a. Komunikasi lisan, yaitu komunikasi yang dilakukan secara langsung baik
maupun tidak langsung. Secara langsung yaitu komunikasi yang tidak
dibatasi oleh jarak sehingga dapat berkomunikasi langsungseperti tatap
muka, sedangkan tidak langsung yaitu komunikasi yang dibatasi oleh
jarak sehingga tidak bisa berkomunikasi secara langsung.
b. Komunikasi tulisan, yaitu komunikasi yang dilakukan jika tidak bisa
diungkapkan dalma bentuk kata-kata, misalnya saja dalam bentuk
naskah,
yang digunakan untuk menyampaikan berikta yang bersifat kompleks.
4. Komunikasi menurut prosesnya, terdiri dari
a.Komunikasi secara langsung,yaitu komunikasi yang dilankukan tanpa
adanya bantuan perantara pihak ke tiga ataupun media komunikasi yang
lain karena dapat dilakukan secara langsung.
b.Komunikasi tidak langsung, yaitu komunikasi yang terjadi melalui
perantara pihak ke tiga seperti media tertentu dikarenakan tidak dapat
melakukan tatap muka, contohnya seperti video call.
5. Komunikasi Menurut Ruang Lingkup
a. Komunikasi Internal, yaitu komunikasi yang berlangsung dalam ruang
lingkup perusahaan yang terjadi antara perusahaan tersebut saja.
Komunikasi internal terdiri dari:
1). Komunikasi vertikal yang terjadi dalam bentuk komunikasi dari
atasan kepada bawahan, misalnya perintah, teguran, pujian, dan
sebagainya.
2). Komunikasi horizontal yang terjadi di dalam ruang lingkup
organisasi / kantor diantara orang-orang yang mempunyai
kedudukan sejajar .
3). Komunikasi diagonal yang terjadi di dalam ruang lingkup
organisasi atau kantor diantara orang-orang yang mempunyai
kedudukan tidak sama pada posisi tidak sejalur vertical
b. Komunikasi Eksternal, yaitu komunikasi yang berlangsung antara
organisasi atau perusahaan dengan pihak masyarakat yang ada diluar
organisasi atau perusahaan tersebut. Komunikasi eksternal
dimaksudkan untuk mendapatkan pengertian, kepercayaan, bantuan
dan kerjasama dengan masyarakat.
6. Komunikasi Menurut Aliran Informasi Komunikasi menurut Aliran Informasi
dapat dibedakan menjadi :
a. Komunikasi satu arah ( simplex ), komunikasi yang berlangsung satu pihak
saja ( One Way Communication ).
b. Komunikasi dua arah Komunikasi yang bersifat timbal balik (Two Ways
Communication ).
c. Komunikasi ke atas, komunikasi yang terjadi dari bawahan kepada atasan.
(Upward Communications) yang merupakan kebalikan dari komunikasi
dari atasan padda bawahan. Di sini orang yang lebih rendah posisinya
dalam hierarki organisasi menyampaikan gagasan atau umpan-balik pada
atasannya. Biasanya berupa usulan, saran atau masukan.
d. Komunikasi ke bawah, komunikasi yang terjadi dari atasan kepada
bawahan (Downward Communication) merupakan penyampaian pesan
dari orang yang dalam hierarki organisasi lebih tinggi pada orang yang
menjadi bawahannya. Biasanya komunikasi seperti ini bersifat instruksi
atau perintah.
e. Komunikasi kesamping, komunikasi yang terjadi diantara orang yang
memiliki kedudukan sejajar.
III. CARA MELAKUKAN KOMUNIKASI BISNIS YANG BAIK
Komunikasi bisnis melibatkan pertukaran informasi yang terus menerus
sehingga merupakan sebuah proses yang dilakukan terus menerus baik oleh
perorangan maupun kelompok/organisasi. Oleh karena itu sangat diperlukan untuk
melakukan komunikasi bisnis dengan baik. Cara melakukan komunikas bisnis
menurut Purwanto,Djoko (1997) diantaranya :
1. Membuat suatu pesan secara lebih berhati-hati,
Langkah pertama yang perlu diperhatikan dalam berkomunikasi adalah
memperhatikan maksud dan tujuan serta pihak yang dituju dalam melakukan
suatu komunikasi. Dalam berkomunikasi hendaknya yang disampaikan harus
sesuai dengan apa yang diinginkan oleh lawan bicara dengan menggunakan
bahasa yang jelas dan mudah dipahami serta langsung menjelaskan poin
penting akan informasi yang ingin disampaikan tanpa harus bertele-tele.
2. Meminimalkan gangguan dalam proses komunikasi
Langkah ke dua yaitu harus meminimalkan gangguan yang sekiranya dapat
terjadi pada saat komunikasi berlangsung. Cara meminimalkan gangguan
tersebut yaitu dengan memikirkan terlebih dahulu semua yang akan diakukan
pada saat akan melakukan komunikasi, mulai dari penyampaian pesan yang
digunakan, lokasi yang digunakan, dan sebagainya. Hal tersebut dilakukan
supaya komunikasi yang dilakukan bisa berjalan dengan lancar dan baik tanpa
adanya gangguan dan membuat lawan bicara merasa nyaman pada saat proses
komunikasi berlangsung.
3. Mempermudah upaya umpan balik antara si pengirim dan si penerima pesan.
Dalam melakukan umpan balik, harus diperhtikan kapan waktu yang cocok
untuk memberikan umpan balik kepada penerima pesan. Jika komunikator
menghendaki umpan balik yang cepat, dapat dipilih sarana komunikasi yang
cepat, misalnya melalui tatap muka atau melalui telepon. Tetapi, bila umpan
balik yang cepat terlalu dipentingkan, sarana tulisan (surat) dapat menjadi
alternatif yang baik untuk menyampaikan pesan.
4. Menjadi pendengar yang aktif.
Dengan menjadi pendengar yang aktif dan baik, maka kualitas komunikasi
pun akan bertambah baik. Sehingga disaaat pengirim informasi
menyampaikan informasi kita harus menjadi pendengar yang baik dengan
memperhatikan apa yang disampaikan dan tidak memotong pembicaraan.
5. Fakta-fakta harus tidak menjadi parsial
Fakta-fakta yang disampaikan kepada penerima pesan harus lengkap supaya
informasi yang disampaikan dapat dipercaya dan mudah dipahami
6. Fakta-fakta harus baru dan tidak ketinggalan jaman.
Fakta-fakta yang disampaikan kepada penerima pesan harus fakta terbaru
bukan fakta yang sudah lama supaya penerima pesan merasa informasi yang
disampaikan harus didengarkan dengan baik.
KENDALA KOMUNIKASI BISNIS
I. KENDALA DALAM KOMUNIKASI BISNIS
Dalam menyampaikan informasi tidak semua informasi tersebut dapat
diterima dan dimengerti oleh lawan bicara. Hal ini disebabkan oleh adanya faktor
penghambat antara pengirim dan penerima pesan. Faktor-faktor penghambat tersebut
terdiri dari 3 yaitu masalah dalam mengembangkan pesan, penyampaian
pesan,penerimaan pesan dan penafsiran pesan (Purwanto,Djoko., 1997), diantaranya:
a. Masalah dalam Mengembangkan pesan
Sumber masalah dalam mengembangkan suatu pesan yaitu pada saat merumuskan
pesan tersebut. Saat merumuskan pesan dapat timbul masalah-masalah yang
disebabkan oleh munculnya keragu-raguan tentang isi pesan, kurang terbiasa
dengan situasi yang ada atau dengan orang yang akan menerima, adanya
pertentangan emosi, atau adanya kesulitan dalam mengekspresikan ide atau
gagasan.
Jika dalam merumuskan pesan tidak dilakukan dengan baik, maka pengirim pesan
pun akan gagal dalam mengembangkan pesan, sehingga proses komunikasi akan
diawali dengan sesuatu yang salah, yang pada akhirnya akan menyebabkan
kesalahan berkelanjutan untuk proses selanjutnya.
b. Masalah dalam Menyampaikan Pesan
Komunikasi juga dapat terganggu pada saat penyampaian pesan dari pengirim ke
penerima bermasalah. Masalah penyampain pesan tersebut contohnya pada saat
menyampaikan dua pesan yang mempunyai arti berlawanan atau disampaikan dua
buah pean secara bersamaan, maka hal itu akan menyebabkan munculnya
gangguan dalam arus komunikasi. Sehingga pada saat menyampaikan pesan perlu
diperhatikan terlebih dahulu penggunaan kalimat yang digunakan.
c. Masalah dalam Menerima Pesan
Masalah yang muncul dalam penerimaan suatu pesan biasanya disebabkan oleh
lingkungan sekitar, diantaranya adanya persaingan antara penglihatan dengan
suara, kursi yang tidak nyaman, lampu kurang terang, dan kondisi lain yang dapat
mengganggu konsentrasi penerima. Contoh masalah ini misalnya pada saat sedang
mengikuti kuliah di kelas, namun tiba-tiba terdengar suara gaduh atau orang yang
berteriak dari kelas sebelah, dalam kondisi seperti ini tentu mahasiswa tidak dapat
menerima informasi maupun pembelajaran yang dijelaskan oleh dosen.
d. Masalah dalam Menafsirkan Pesan
Masalah yang muncul dalam penafsiran pesan disebabkan karena adanya
perbedaan dari pengirim pesan dan penerima pesan. Contoh masalah ini misalnya
ada dua orang yang berasal dari daerah yang berbeda dengan latar belakang
budaya dan ciri khas yang bertolak belakang, dimana yang satu nya berasal dari
daerah kebudayaan yang cara bicaranya meledak-meledak atau terdengar kasar
sedangkan yang satunya berkebudayaan halus, maka hal tersebut tentunya akan
menyebabkan terjadinya kesalahfahaman yang diakibatkan oleh kesalahan dalam
menafsirkan pesan yang disampaikan dan diterima.
Selain 4 faktor penghambat tersebut, dalam melakukan komunikasi bisnis
juga terdapat 3 kendala yang dihadapai dalam komunikasi bisnis (Kasanah,N.,
2013) diantaranya :
1).Hambatan Teknis, yaitu hambatan yang timbul karena lingkungan yang
memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan
penerimaan pesan, atau bisa disebut juga hambatan teknis yaitu ketika proses
penyampaian pesan( informasi) terhambat oleh faktor-faktor teknis seperti
suara gaduh di lingkungan sekitar, ataupun gangguan yang ada di dalam alat
komunikasi yang digunakan. Contoh hambatan ini misalnya, pada saat
melakukan suatu event, tiba-tiba pada saat event berlangsung terdapat
kejadian yang tidak terduga, seperti misalnya tiba-tiba speaker yang
digunakan rusak atau suara tidak jelas terdengar dari speaker, tentunya
menyebabkan komunikasi yang dilakukan tidak lancar.
2). Hambatan Semantik, yaitu hambatan yang terjadi dari segi bahasa. Suatu
pesan yang kurang jelas bahasanya, akan tetap menjadi tidak jelas
bagaimanapun baiknya saluran komunikasinya. Untuk menghindari
kesalahpahaman akibat hambatan semantik, seorang komunikator harus
memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan karakteristik komunikanya,
serta melihat dan mempertimbangkan kemungkinan penafsiran yang berbeda
terhadap kata-kata yang digunakannya.
3). Hambatan Manusiawi, yaitu hambatan yang muncul dari masalah-masalah
pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang terlibat dalam komunikasi, baik
komunikator maupun komunikan. Hambatan ini mencakup perbedaan
individual manusia, seperti perbedaan persepsi,status, umur, keadaan emosi,
keterampilan mendengarkan juga dapat menimbulkan munculnya
kesalahpahaman antara pengirim dan penerima pesan.
Menurut Cruden dan Sherman, hambatan ini mencakup :
a. Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia, seperti
perbedaan persepsi, umur, keadaan emosi, status, keterampilan
mendengarkan, pencarian informasi, penyaringan informasi.
b. Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi
atau lingkungan sosial dan budaya, seperti suasana dan iklim kerja
serta tata nilai yang dianut .
II. PENYEBAB TERJADINYA KENDALA KOMUNIKASI BISNIS
Kendala-kendala yang terjadi dalam melakukan komunikasi seringkali disebabkan
oleh beberapa hal (Irawan, Andi., 2011) diantaranya :
1. Kendala Bahasa. Bahasa adalah salah satu faktor yang sangat berpengaruh pada
saat berkomunikasi. Apabila seseorang tidak memiliki pengetahuan mengenai
bahasa dengan baik yang harus digunakan pada saat berkomunikasi dengan lawan
bicara, maka akan menyebabkan lawan bicara tidak memahami pesan yang
disampaikan, sehingga akan menghambat kita dalam melakukan komunikasi
dengan lawaban bicara.
2. Persepsi. Persepsi merupakan sebuah pemahaman dari seseorang atas informasi
yang didapatkan baik bagi pembicara maupun pendengar. Sehingga persepsi
tersebut bisa saja berbeda bagi ke-2 belah pihak yang akan mempengaruhi hasil
dari komunikasi yang dilakukan
3. Pesan yang tidak jelas. Apabila pesan yang akan disampaikan tidak jelas maka
tentu saja itu akan mengganggu komunikasi yang sedang berlangsung. Sehingga
pada saat melakukan komunikasi haruslah menggunakan pesan yang jelas agar
mudah dipahami oleh lawan bicara.
4. Sumber pesan yang kurang jelas. Hal ini bisa terjadi pada komunikasi yang
dilakukan secara langsung atau menggunakan suara sebagai media untuk
menyampaikan pesan. Suara yang terlalu lemah akan menyulitkan audiens untuk
mendengarkan pesan yang disampaikan oleh komunikator, sehingga terjadilah
gangguan komunikasi ketika hal ini terjadi.
5. Sikap yang kurang tepat Sikap yang kurang tepat dapat merintangi komunikasi.
Untuk dapat mengatasi hal ini perlu memperdalam hubungan kemanusiaan dan
mempalajari etiket. Dalam sikap ini yang diperlukan adalah sikap simpatik, muka
manis, tidak sombong rendah hati tetapi cukup tegas.
6. Kurang memahami sistem sosial Jika pembicara kurang memahami sistem sosial,
maka pembicaraan tidak tepat. Demikia pula si pendengar jika kurang memahami
sipembicara tidah akan bisa menangkap dengan cepat dan tepat isi pembicaraan
7. Prasangka yang tidak mendasar Bagi masyarakat yang kurang terpelajar akan
mudah timbul prasangka yang tidak mendasar pada pikiran yang sehat. Kadang-
kadang prasangka itu tidak benar, dan bersifat negatif. Demi kelancaran
komunikasi sifat-sifat seperti itu harus dihilangkan , sehingga tidak menimbulkan
kecurigaan yang tidak beralasan.
8. Indera yang terganggu. Komunikasi menjadi tidak lancar karena indera yang rusak.
Misalnya telinga atau mata yang sudah tidak sehat..
9. Komunikasi yang berlebihan Kadang-kadang komunikasi tidak lancar karena
terlalu banyak penjelasan sehinggan mengaburkan isi atau maksud komunikasi
yang sebenarnya
10. Komunikasi satu arah. Pendengar tidak diberi kesempatan untuk menanyakan
atau
menyampaikan saran-saran, sehingga apa yang ia terima tidak jelas. Hal ini akan
menimbulkan penafsiran yang tidak tepat.
III. SOLUSI DALAM MENGATASI KENDALA KOMUNIKASI BISNIS
Dalam melakukan komunikasi bisnis tentu harus memperhatikan syarat yang
telah ditentukan, Karena komunikasi bisnis merupakan penyampain pesan atau
informasi kepada pihak lain. Dalam menyampaikan pesan tersebut hendaknya
memenuhi 7 syarat atau yang dikenal dengan 7C guna menghindari serta mengatasi
adanya kendala komunikasi bisnis yang terjadi (Iriantara,Y,. 2015) . Berikut
penjelasan dari syarat 7C tersebut:
1. Completeness (Lengkap), artinya suatu pesan/informasi yang disampaikan
harus disampaikan dengan lengkap agar penerimas pesan dapat
memberikan respon yang sesuai dengan harapan dari pengirim pesan.
Karena dengan adanya informasi yang lengkap itu akan bisa membuat
penerima pesan percaya atas informasi yang disampaikan. Orang biasanya
mencari informasi karena dirinya sedang menghadapi ketidakpastian,
adanya informasi yang lengkap akan membuat orang merasa memperoleh
kepastian. Dengan adanya informasi yang tidak lengkap itu akan
menimbulkan pertanyaan bagi penerima pesan dan membuat komunikasi
tidak efektif.
2. Conciseness (Singkat), artinya pesan yang disampaikan harus singkat,padat
namun jelas, tanpa mengurangi makna maupun maksud dari pesan tersebut,
sehingga penerima pesan mudah untuk memahami apa yang disampaikan.
3. Consideration (Pertimbangan) , artinya pesan yang disampaikan hendaknya
menerapkan empati dengan mempertimbangkan situasi dari penerima
pesan/komunikan. Dalam menyampaikan pesan/informasi bisnis penting
untuk mengetahui siapa komunikan/penerima pesan kita, sehingga kita
harus mempertimbangkan dengan baik siapa,dimana atau bagaiman
komunikan kita.
4. Concreteness (konkrit) artinya pesan disampaikan dengan menggunakan
bahasa yang jelas dan disusun secara spesifik dan konkret agar mudah
dipahami dan dimengerti oleh penerima pesan/komunikan.
5. Clarity (Kejelasan), artinya pesan yang disampaikan harus menggunakan
bahasa yang mudah difahami dan dimengerti oleh penerima pesan dan
memiliki makna yang jelas, karena informasi yang disampaikan harus
memikirikan penerima pesan, sehingga informasi yang sampaikan itu
sejelas mungkin dapat dipahami oleh penerima.
6. Courtessy (Kesopanan), artinya pesan yang disampaikan harus
menggunakan gaya bahasa dan nada yang sopan dan tidak menyinggung
penerima pesan, karena hal tersebut merupakan bentuk penghargaan kepada
komunikan yang membuat komunikan merasa dihargai dan juga dengan
kesantunan tersebut orang akan menaruh penghargaan dan simpati pada diri
kita. Kesantunan berbahasa, kesantunan sikap dan kesantunan perilaku
merupakan bagian penting dan melekat pada tindakan komunikasi manusia.
7. Correctness (ketelitian), artinya pesan yang disampaikan hendaknya
diperhatikan dengan teliti dan cermat. Untuk pesan tertulis harus
memperhatikan tata bahasa,tanda baca dan ejaan yang benar, dan untuk
pesan lisan harus disampaikan dengan memperhatikan komunikan.
Kecermatan dan ketelitian tersebut akan membuat kita dapat mengetahui
apabila terjadi kekelirian pada saat menyampaikan informasi yang sudah
kita persiapkan.
Selain memperhatikan syarat-syarat komounikasi bisnis di atas, hal yang perlu
di lakukan untuk mengatasi adanya kendala/hambatan dalam komunikasi bisnis
(Panjaitan & Wiryawan., 2016) diantaranya:
a) Persepsi.
Komunikator harus dapat memprediksi apakah pesan-pesan yang akan
disampaikan dapat diterima oleh penerima pesan. Bila prediksinya tepat,
audiens akan membaca dan menerima tanggapannya dengan benar. Audien
sebagai penerima pesan, lalu akan mengantisipasi reaksi mereka, dengan
tetap melakukan penyesuaian untuk menghindari kesalahpahaan dalam
komunikasi yang dilakukan.
b) Ketepatan.
Secara umum, audiens mempunyai suatu kerangka berpikir. Agar komunikasi
yang dilakukan mencapai sasaran, maka seseorang perlu mengekspresikan
sesuatu sesuai dengan apa yang ada dalam kerangka berpikir mereka. Apabila
hal itu diabaikan, maka yang muncul adalah miscommunications.
c) Kredibilitas.
Komunikator perlu memiliki suatu keyakinan bahwa para penerima pesan
adalah orang-orang yang dapat dipercaya. Demikian juga sebaliknya,
komunikator harus mempunyai suatu keyakinan akan inti pesan dan maksud
yang ingin mereka sampaikan.
d) Pengendalian.
Penerima pesan akan memberikan suatu reaksi atau tanggapan terhadap pesan
yang disampaikan. Reaksi mereka dapat membuat komunikator tertawa,
menangis, bertindak, mengubah pikiran, atau lemah lembut. Hal ini
ditentukan oleh intensitas reaksi yang dilontarkan audiens terhadap apa yang
disampaikan oleh komunikator. Sebaliknya, reaksi audiens tergantung pada
berhasil atau tidaknya komunikator mengendalikan audiensnya saat
melakukan komunikasi.
e) Keharmonisan.
Komunikator yang baik tentu akan selalu dapat menjaga hubungan
persahabatan yang baik dengan audiens, sehingga komunikasi dapat berjalan
lancar dan mencapai tujuannay. Seorang komunikator yang baik juga akan
menghormati dan berhasil memberi kesan yang baik kepada audiensnya.
-
Jawablah pertanyaan dibawah ini
1. Sebutkan contoh komunikasi antara atasan-bawahan, bawahan-atasan dan sederajat
2. Apa kelebihan komunikasi dengan hp
3. Sebutkan media komunikasi yg dipakai dalam komunikasi bisnis
4. Sebutkan unsur2 komunikasi
5. Apa beda komunikasi inter personal dan intra personal
6. Sebutkan pentingnya komunikasi bisnis
7. Sebutkan media komunikasi online dan offline