3.3 Menerapkan persyaratan personil administrasi
-
3.3 Menerapkan persyaratan personil administrasi
MENGIDENTIFIKASI PERSYARATAN PERSONIL ADMINISTRASI PERKANTORAN
A. Pengertian Personil Kantor
Menurut KBBI, personil kantor adalah pegawai; anak buah; awak.
Pegawai negeri: pegawai yang bekerja pada instansi pemerintah dan digaji oleh pemerintah
Pegawai swasta: pegawai yang bekerja pada perusahaan swasta/di luar instansi pemerintah dan digaji oleh perusahaan swasta tersebut
Pegawai tetap: pegawai yang sudah diangkat resmi memiliki status pegawai dengan gaji dan tunjangan tetap, baik bekerja di instansi pemerintah maupun swasta
Jadi dapat disimpulkan bahwa personil kantor adalah orang-orang atau karyawan/pegawai yang menjalankan atau melayani pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi/kantor pemerintahan atau swasta untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan.
B. Macam-Macam Personil Kantor
Administrator atau petugas pelaksana administrasi adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Manajer adalah orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakan orang lain/para staf, mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana dan prasarana kantor untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
Staf atau pembantu ahli adalah para tenaga ahli yang karena kecakapan dan kemampuan dalam bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor
Worker atau pegawai/pekerja adalah para karyawan yang langsung digerakan oleh manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor
C. Tugas dan Tanggung Jawab Personil Kantor
Besar kecilnya tugas dan tanggung jawab personil, tergantung jenis dan besarnya suatu organisasi/kantor. Secara umum tugas dan tanggung jawab personil kantor sebagai berikut;
Kepala kantor/pimpinan kantor/direktur kantor, bertugas memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan
Administrasi bertugas mengelola urusan rumah tangga kantor dan bertanggung jawab mencatat dan menyimpan semua warkat atau surat keluar dan masuk
Bagian keuangan atau kasir, bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan, mengatur arus kas keluar dan kas masuk
Sekretaris, bertanggung jawab membuat agenda dan jadwal kegiatan kerja pimpinan, juga untuk karyawan di bagian lainnya, serta membuat surat keluar
Penerima tamu, bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu atau orang-orang yang mempunyai kepentingan terhadap kantor
D. Perangkat Kerja Personil Kantor
Umumnya perangkat kerja yang dibutuhkan berupa meja/kursi kerja, lemari arsip/filing cabinet, alat tulis, kertas tulis, komputer, mesin tik, pesawat telepon, dan lain sebagainya. Perangkat kerja yang dibutuhkan dalam membantu proses tugas-tugas admistrasi adalah komputer.
E. Tahapan-Tahapan Pengadaan Personil Kantor
1. Analisis Jabatan
Menurut KBBI, adalah penyelidikan terhadap suatu peristiwa (karangan, perbuatan) untuk mengetahui keadaan yang sebenarnya (sebab musabab, duduk perkara). Manfaat analisa jabatan adalah untuk memberikan informasi mengenai hal-hal yang berhubungan dengan uraian pekerjaan (job description), spesifikasi pekerjaan (job specification), dan evaluasi pekerjaan (job evaluation).
Analisis jabatan berguna untuk:
Ø Perekrutan dan seleksi karyawan
Ø Kompensasi gaji karyawan
Ø Evaluasi jabatan
Ø Penilaian prestasi kerja karyawan
Ø Pelatihan (training)
Ø Promosi dan pemindahan karyawan
Ø Organisasi
Ø Memperkaya pekerjaan
Ø Penyederhanaan pekerjaan
Ø Penempatan karyawan
Ø Rekrutmen
2. Rekrutmen
Menurut KBBI, rekrutmen adalah pengerahan, masalah tenaga kerja. Rekrutmen adalah proses usaha untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar untuk lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan atau instansi, baik instansi swasta maupun pemerintah. Rekrutmen harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan unuk mengisi jabatan tersebut. Spesifikasi harus diuraikan secara jelas agar pelamar mengetahui kualifikasi apa saja yang dibutuhkan. Penentuan sumber-sumber rekrutmen
Sumber internal adalah tenaga kerja atau karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja diambil dari dalam perusahaan tersebut, dengan cara mutasi atau pemindahan karyawan yang memenui spesifikasi ke suatu bagian tertentu yang kosong atau untuk mengisi tugas baru
Sumber eksternal adalah tenaga kerja atau karyawan yang akan mengisi mengisi kerja yang diambil dari luar perusahaan.
3. Seleksi
Menurut KBBI, seleksi adalah pemilihan (untuk mendapatkan yang terbaik); metode prosedur yang dipakai oleh bagian personalia ketika memilih orang untuk mengisi lowongan pekerjaan.
Langkah-langkah seleksi personil kantor :
Ø Seleksi administratif
Ø Penarikan tenaga kerja
Ø Klasifikasi jabatan
Ø Tes dan wawancara
Ø Penempatan personil kantor
F. Syarat-syarat personil kantor
Persyaratan pengetahuan, biasanya diukur dengan tingkat pendidikan formal.
Persyaratan ketrampilan, menurut The Liang Gie dalam buku administrasi perkantoran modern, seorang personil kantor dinyatakan terampil bekerja, apabila karyawan administrasi tersebut telah mampu dengan baik melaksanakan tugas-tugas pelayanan yang mencakup enam pola kegiatan:
Ø Menghimpun
Ø Mencatat
Ø Mengolah
Ø Menggandakan
Ø Mengirim
Ø menyimpan
Ø Persyaratan kepribadian
3. Kepribadian adalah keseluruhan watak dan sifat seseorang.ciri-ciri yang menyangkut kepribadian:
· Cara berbicara dan cara berjalan
· Sikap badan pada saat duduk
· Sikap luwes dan cara berbusana yang serasi disesuaikan dengan waktu dan acaranya
· Sifat bersih dan rapi
· Sifat yang berkaitan dengan menjaga kesehatan diri
· Sifat yang berkaitan dengan kemampuan dari ketrampilan dalam bekerja
· Sifat agamis yang berkaitan dengan segi kerohanian
Syarat kepribadian yang diperlukan seorang personil kantor:
1. Loyalitas (kesetiaan terhadap perusahaan) sehingga tercipta “sense of belonging” atau rasa memiliki dan saling menjaga
2. Tekun dan rajin
3. Kesabaran
4. Kerapian
5. Dapat menyimpan rahasia
6. Pengertian pelatihan dan pengembangan
G. Pelatihan dan pengembangan Personil Kantor
Pelatihan adalah kegiatan peningkatan kemampuan dan keterampilan teknis karyawan untuk melaksanakan pekerjaan. Menurut Wexley dan Yukl dalam buku Perilaku organisasi dan psikologi personali, pengembangan adalah peningkatan kemampuan dalam pengambilan keputusan dan memperluas hubungan manusia (human relation) bagi karyawan tingkat menengah dan atas. Komponen pelatihan dan pengembangan
v Sasaran dan tujuan pelatihan dan pengembangan harus disesuaikan dengan sasaran dan tujuan yang akan dicapai
v Materi pelatihan dan pengembangan harus disesuaikan dengan kemampuan peserta pelatihan
v Metode pelatihan harus memenuhi persyaratan yang telah ditentukan
v Para pelatih (trainers) harus memiliki kualifikasi yang memenuhi syarat
H. Mutasi Personil Kantor
Menurut KBBI, mutasi adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain. Mutasi dapat dilakukan secara horizontal (rotasi kerja/transfer) ataupun vertikal (promosi dan demosi).
Cara mutasi
A. Horizontal (rotasi kerja/mutasi biasa)
Adalah pemindahan karyawan dari satu posisi / jabatan / tempat / pekerjaan ke posisi / jabatan / tempat / pekerjaan yang lain yang setara tanpa diikuti dengan kenaikan atau penurunan jabatan.
B. Vertikal (promosi dan demosi)
1) Promosi
Adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih tinggi disertai dengan wewenang dan tanggung jawa yang lebih besar.
Promosi dapat juga diartikan sebagai:
2) Demosi
Adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih rendah dalam suatu organisasi, sehingga wewenang, tanggung jawab, pendapatan, dan statusnya pun tidak lebih rendah. Hal ini terjadi karena karyawan tidak mampu melaksanakan pekerjaan
I. Pemberhentian Personil Kantor
Penyebab terjadinya pemutusan hubungan kerja
v Pemberhentian atas kehendak perusahaan
v Dalam rangka melaksanakan perampingan/pengurangan karyawan (karena perusahaan mengalami kerugian terus menerus)
v Karena permintaan sendiri/inisiatif sendiri
v Karena sudah mencapai usia pensiun
v Karena sakit, sehingga tidak dapat melaksanakan tugas lagi
v Tidak cakap jasmani dan rohani
v Melakukan pelanggaran peraturan disiplin karyawan
v Meninggal dunia
v Terkena wajib militer
v Tersangkut partai terlarang
Tingkatan pemberhentian dari pihak perusahaan ada dua macam:
1. pemberhentian dengan hormat (misal:pensiun)
2. pemberhentian dengan tidak hormat (misal: karena kesalahan fatal)
Pemberhentian karyawan swasta dikenal istilah PHK, pemberhentian karyawan negeri, dikenal istilah pensiun, akan menimbulkan hak bagi karyawan dan kewajiban bagi perusahaan/instansi. Diatur dalam Peraturan Menteri Tenaga Kerja No. PRE-04/MEN/1986, yaitu:
v Uang pesangon
v Uang jasa
v Uang ganti rugi
-
Tugas 3.3 mengidentifikasi persyaratan personil administrasi perkantoran
Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar, dengan menuliskan huruf pada alternative jawaban!
1. Pegawai yang bekerja pada instansi pemerintah dan digaji oleh pemerintah disebut…
A. Pegawai negeri
B. Pegawaiswasta
C. Pegawai honorer
D. Pegawai tetap
E. Pegawai kantor
2. Orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakkan orang lain/para staf, mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana dan prasarana kantor untuk mencaoai tujuan yang telah ditetapkan, disebut.,…
A. Administrator
B. Manajer
C. Staf
D. Pembantu ahli
E. Worker
3. Tes untuk mengukur bakat pelamar disebut….
A. Interest test
B. Personality test
C. Aptitude test
D. Intelegensi test
E. Test kesehatan
4. Unsur – unsur yang diseleksi secara ilmiah dalam seleksi karyawan baru adalah….
A. Surat lamaran bermaterai atau tidak
B. Ijazah pendidikan terakhir
C. Berorientasi pada prestasi kerja
D. Bentuk tulisan pelamar
E. Hasil tes dan wawancara
5. Pengertian job analysis yang tepat adalah….
A. Analisis pekerjaan
B. Analisis tugas
C. Analisa tugas dan pekerjaan
D. Analisis jabatan
E. Analisis jabatan pekerjaan
6. Metode perekrutan calon karyawan baru yang dilakukan di kalangan terbatas disebut metode….
A. Terkendali
B. Positif
C. Terbuka
D. Netral
E. Tertutup
7. Pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan yang lain atau ke kedudukan yang lebih rendah, yang terjadi biasanya karena pengaruh negatif dari moral karyawan yang bersangkutan disebut….
A. Demosi
B. Mutasi
C. Promosi
D. Pembinaan karyawan
E. Migrasi
8. Mutasi pada jabatan yang sama, karena produksi ditempat yang lama menurun disebut….
A. Production transfer
B. Replacement transfer
C. Shift transfer
D. Remedial transfer
E. Versatility transfer
9. Kenaikan jabatan seorang karyawan yang disertai dengan kekuasaan yang lebih tinggi dan tanggung jawab yang lebih besar disebut….
A. Analisis jabatan
B. Seleksi
C. Promosi
D. Demosi
E. Rekrutmen
10. Berikut ini merupakan macam – macam tes, kecuali….
A. Tes individu
B. Tes kesehatan
C. Tes bakat
D. Tes kepribadian
E. Tes subjektif
11. Berikut ini yang bukan merupakan kulifikasi dasar seleksi adalah….
A. Umur
B. Pendidikan
C. Jenis kelamin
D. Inisiatif dan kreatif
E. Jumlah saudara
12. Pelatihan yang bertujuan memberikan pengetahuan tentang bagaimana mempraktikkan teknik-teknik kerja yang berhubunga dengan pekerjaan kantor disebut….
A. Supervisory training
B. Administrative training
C. Office method training
D. Refreshing training
E. Management training
13. Berikut ini yang bukan merupakan penyebab PHK adalah….
A. Pemberhentian karena sakit
B. Pemberhentian karena mencapai usia pensiun
C. Pemberhentian karena menikah
D. Pemberhentian karena meninggal dunia
E. Pemberhentian karena kemauan seniri
14. Besarnya uang pesangon untuk masa kerja 4 tahun atau lebih adalah….upah bruto
A. 5 bulan
B. 4 bulan
C. 3 bulan
D. 2 bulan
E. 1 tahun
15. Ketentuan pemberian uang ganti rugi adalah “Kepada tenaga kerja yang mendapat kecelakaan dan atau menderita penyakit akibat pekerjaan, berhak atas ganti rugi perawatan dan rehabilitasi”. Hal ini sesuai dengan ….
A. UU No 13 Tahun 2003
B. Pasal 10 ayat 4 UU No 24 Tahun 1996
C. Pasal 10 ayat 4 UU No 24 Tahun 1969
D. UU Kecelakaan Tahun 1951
E. UUD 1945
16. Menurut UU No 13 Thun 2003 “Setiap orang yang mampu melakukan pekerjaan guna menghasilkan barang dan/atau jasa baik untuk memenuhi kebutuhan sendiri maupun untuk masyarakat”, disebut….
A. Ketenagakerjaan
B. Buruh
C. Pemberi kerja
D. Pengusaha
E. Tenaga kerja
17. Menurut UU No 13 Tahun 2003 BAB II pasal 4 Pembangunan ketenagakerjaan bertujuan untuk….
A. memberdayakan dan mendayagunakan tenaga kerja secara optimal dan manusiawi;
B. mewujudkan pemerataan kesempatan kerja dan penyediaan tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan pembangunan nasional dan daerah;
C. memberikan perlindungan kepada tenaga kerja dalam mewujudkan kesejahteraan
D. meningkatkan kesejahteraan tenaga kerja dan keluarganya.
E. Semua benar
18. Menurut UU No 13 Tahun 2003 BAB IV Pasal 8 Perencanaan tenaga kerja disusun atas dasar informasi ketenagakerjaan yang antara lain meliputi, kecuali….
A. penduduk dan tenaga kerja;
B. keselamatan kerja
C. kesempatan kerja;
D. pelatihan kerja termasuk kompetensi kerja;
E. produktivitas tenaga kerja;
19. Lamanya waktu kerja lembur hanya dapat dilakukan paling banyak …. dalam 1 (satu) hari
A. 2 jam
B. 3 jam
C. 4 jam
D. 5 jam
E. 6 jam
20. Ketenagakerjaan adalah….
A. setiap orang yang mampu melakukan pekerjaan guna menghasilkan barang dan/atau jasa baik untuk memenuhi kebutuhan sendiri maupun untuk masyarakat
B. setiap orang yang bekerja dengan menerima upah atau imbalan dalam bentuk lain.
C. orang perseorangan, pengusaha, badan hukum, atau badan-badan lainnya yang mempekerjakan tenaga kerja dengan membayar upah atau imbalan dalam bentuk lain.
D. segala hal yang berhubungan dengan tenaga kerja pada waktu sebelum, selama, dan sesudah masa kerja.
E. orang perseorangan, persekutuan, atau badan hukum yang berada di Indonesia mewakili perusahaan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan b yang berkedudukan di luar wilayah Indonesia
Jawablah soal diatas dengan menuliskan huruf jawaban yang benar pada buku catatan. kemuadian hasilnya difoto dan kirim ke penugasan
-
Gambarkan struktur organisasi :
1. Model Garis/Lini
2. Model Fungsional
dengan bentuk yang berbeda dari contoh yang terdapat di materi KD 3.4