Administrasi Umum - X AK [Drs. Eko Setyo W., M.Pd]

Modul KD 3.10 Menerapkan komunikasi di tempat kerja

 Komunikasi di Tempat Kerja Lebih Efektif

Komunikasi adalah hal yang penting. Meski demikian, banyak karyawan yang menyepelekannya sehingga terjadi salah komunikasi yang berdampak buruk pada kredibilitas dan produktivitas kerja.

Sebagai karyawan yang baik dan ingin memiliki karier cemerlang, tentunya Anda perlu menghindari hal tersebut. Bagaimana caranya?

Jangan khawatir jika Anda tidak tahu caranya. Komunikasi di tempat kerja tidaklah sesulit yang Anda bayangkan. Berikut 9 cara yang dapat Anda lakukan mulai hari ini juga.

1. Buatlah Hal yang Rumit Menjadi Sederhana

Di era sekarang yang banjir informasi, karyawan dan klien Anda selalu dipenuhi dengan berbagai informasi secara lisan maupun tertulis. Oleh karena itu, jangan buat mereka mengabaikan Anda karena hal-hal yang Anda katakan terlalu panjang atau rumit dan tidak jelas.

Seorang pemimpin yang baik akan membuat informasi yang cukup rumit dapat disampaikan dengan cara paling sederhana dan jelas. Katakan apa yang dimaksud dengan sesedikit mungkin kata-kata tanpa mengurangi maknanya.

Ingatlah jika Anda sendiri kesulitan membuatnya sederhana, berarti informasi atau perintah tersebut belum cukup jelas, dan jika disampaikan ke orang lain, yang terjadi adalah kekacauan di semua bagian.

2. Atasi Konflik dengan Berdiplomasi

Sebaik apa pun maksud seseorang dan secerdas apa pun ia secara emosional, konflik akan selalu ada bagi sekelompok orang yang bertemu dalam frekuensi sering.

Dalam beberapa kasus, konflik kecil dapat diatasi dengan mudah, namun dalam kasus lainnya, konflik dapat berujung pada masalah yang melebar.

Untuk mencegah konflik berkembang, cara yang paling baik adalah memperbaiki cara komunikasi di tempat kerja. Saat Anda merespon terhadap konflik yang dialami karyawan, hadapi dengan pikiran terbuka tanpa menghakimi.

Jangan menyerang siapa pun, sebaliknya tanyakan sebab konflik dan dengarkan respons setiap karyawan yang terlibat konflik. Pastikan lingkungan kerja Anda cukup nyamanuntuk para karyawan membuka mulut atas hal-hal yang membuat mereka frustasi.

3. Mengobrol Secara Langsung

Semenjak akhir tahun 1990, perusahaan mulai beralih menuju cara berkomunikasi yang lebih canggih menggunakan surat elektronik sebagai cara berinteraksi dengan klien dan rekan kerja.

Bahkan untuk rekan seruangan yang dibatasi dengan kubikel, e-mail menjadi pilihan utama. Orang mulai melupakan seni mengobrol secara langsung.

Walaupun hal ini sebetulnya baik, namun terkadang bisa juga berdampak buruk bagi orang yang kurang pandai berkomunikasi secara tertulis.

Anda tentu juga pernah kesulitan menebak ekspresi wajah dan bahasa tubuh lawan bicara melalui kata-kata di surat elektronik, berbeda dengan jika bertemu langsung misalnya.

Teknologi yang sudah berkembang memang perlu digunakan, namun jangan sampai lupa bahwa komunikasi paling efektif adalah bertemu secara langsung sehingga meminimalisir salah pengertian dari kedua belah pihak.

4. Hormati Perbedaan Kebudayaan di Kantor

Dunia yang semakin berkembang memungkinkan Anda untuk bekerja sama dengan orang asing yang tentunya memiliki kebudayaan yang berbeda.

Hasilnya, miskomunikasi dapat terjadi hanya karena hal kecil yang maknanya berbeda bagi karyawan yang berasal dari daerah atau negara berbeda. Oleh karena itu, perusahaan perlu membuat lingkungan kerja yang saling menghargai nilai-nilai yang dianut para karyawannya.

Hal-hal sederhana seperti pemilihan kata-kata yang sopan serta gestur tubuh yang tidak mengusik kebudayaan orang lain merupakan salah satu cara menjaga komunikasi yang baik.

5. Berikan Feedback yang Baik

Tidak ada karyawan yang ingin tidak dianggap. Saat mereka sudah berusaha keras untuk mengerjakan pekerjaannya, Anda perlu mengapresiasi hasil kerjanya.

Jika hasil kerja sebaliknya, beri feedback positif dan konstruktif untuk menyemangati dia agar di pekerjaan selanjutnya dapat lebih baik lagi.

Salah satu cara yang paling baik adalah dengan mengadakan pertemuan rutin untuk memberikan feedback, namun cara lain seperti mengirimkan e-mail, telepon, atau update status seminggu sekali juga dapat dilakukan dengan mudah.

Saat memberikan feedback, pastikan pula hal tersebut jelas dan detail. Tawarkan solusi jika ada masalah, dan selalu cari sisi positif sehingga memotivasi para karyawan.

6. Berikan Kepercayaan Pada Karyawan

Tentunya karyawan yang telah bekerja di perusahaan Anda sudah melalui seleksi yang cukup ketat dan merupakan yang terbaik dengan kemampuan dan kecerdasannya. Oleh karena itu, berikan kepercayaan untuk memegang kontrol atas pekerjaannya.

Ingatlah salah satu tugas para manager adalah mengawasi kerja karyawannya, bukan mendiktenya dan tidak memberikan kesempatan para karyawan untuk bekerja sesuai dengan hal yang menurutnya benar dan lebih baik.

Sediakan berbagai bahan yang diperlukan karyawan untuk menyelesaikan pekerjaannya, kemudian Anda dapat memantaunya dengan mengadakan pertemuan reguler atau meminta laporan perkembangan via e-mail.

7. Selaraskan Perkataan dengan Perbuatan

Sikap yang Anda tunjukkan di kantor seharusnya selaras dengan perkataan Anda. Jika tidak, maka hal tersebut adalah salah satu contoh permasalahan komunikasi yang harus diselesaikan.

Apalagi dalam dunia kerja, perkataan yang tidak sesuai akan menyebabkan berbagai masalah yang tentunya menurunkan produktivitas kerja.

Lebih baik untuk tidak mengatakan apa pun atau menundanya hingga Anda benar-benar yakin dengan informasi yang Anda katakan, sehingga tidak terjadi kesalahpahaman di masa mendatang.

Terkadang hal ini cukup sulit untuk dilakukan, namun mintalah teman yang dapat Anda percaya untuk mengingatkan jika perbuatan Anda sudah mulai melenceng dari perkataan atau instruksi awal.

8. Presentasikan Secara Visual

Terdapat sebuah pepatah yang mengatakan bahwa satu buah gambar dapat menceritakan 1.000 hal. Hal ini sangat benar diaplikasikan saat Anda perlu berkomunikasi dengan cara presentasi.

Otak manusia juga lebih responsif terhadap gambar dibandingkan dengan kata-kata yang panjang dan lebih membuat lelah otak.

Presentasi yang baik tidak akan memuat terlalu banyak kata-kata, namun hanya terdiri dari poin-poin dan data yang diolah secara kreatif membentuk grafik atau gambar.

Presentasi dengan visual juga salah satu cara untuk menghindari miskomunikasi akibat penjelasan yang kurang atau hal-hal yang lupa tersampaikan.

9. Hindari Pengulangan yang Tidak Perlu

Jika Anda ingin komunikasi di tempat kerja efektif, hindari pemberian perintah dengan berulang-ulang yang isinya sama. Sebaliknya, cobalah tanyakan ketika selesai memberikan instruksi, apakah ada yang kurang jelas, dan tekankan bahwa Anda tidak akan mengulangnya di kemudian hari.

Pengulangan instruksi yang berlebihan justru akan membuat para karyawan merasa Anda tidak memercayai mereka, serta waktu mereka lebih banyak terbuang untuk berinteraksi dengan Anda menjelaskan kembali instruksi kerja dibandingkan dengan mengerjakan pekerjaan tersebut hingga selesai.

Demikianlah 9 cara untuk membantu Anda mengefektifkan komunikasi di tempat kerja. Lakukan satu atau lebih cara di atas mulai hari ini juga, dan yakinlah cepat atau lambat komunikasi Anda akan lebih lancar sehingga berdampak positif pada produktivitas kerja Anda.

Sumber: http://www.duniakaryawan.com/komunikasi-di-tempat-kerja/