Administrasi Umum - X AK [Drs. Eko Setyo W., M.Pd]

Modul KD 3.12 Mengevaluasi kegiatan administrasi kantor

Pengawasan dan Evaluasi diibaratkan sebagai satu keping mata uang yang tidak dapat dipisahkan. Maksudnya, pengawasan tanpa Evaluasi maka tidak akan terlaksana dengan baik kerena tidak adanya pedoman yang digunakan dalam pengawasan. Begitu juga pengawasan tanpa Evaluasi maka tidak dapat diketahui sampai dimana rencana yang sudah dijalankan. Membicarakan tentang pengawasan dan evaluasi  tentu tak lepas dari lembaga atau orang yang melakukan pengawasan dan evaluasi. Dalam melakukan pengawasan dan evaluasi , sebuah lembaga atau personal tentunya harus memiliki pengetahuan dan keahlian tertentu yang memadai agar dapat melaksanakan tugas dengan baik sehingga tujuan organisasi dapat tercapai.

Kegiatan pekerjaaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan sebagai berikut :

Perencanaan Perkantoran (Office Planning)

Adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor.

Perencanaan perkantoran meliputi :

1.   perencanaan gedung

2.  tata ruang kantor

3.  penerangan

4.  ventilasi

5.  perlengkapan peralatan dan perabotan kantor

6.  metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

7.  anggaran (budgeting) perkantoran

8.  standar kualitas kerja

9.  sistem informasi dan telekomunikasi

Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)

Adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut, meliputi :

1.   pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi

2.  pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan

3.  penyediaan peralatan/ perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakuan pekerjaan.

Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)

Adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis.

Pengarahan perkantoran meliputi :

1.   penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan

2.  penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan

3.  pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah

4.  penyatuan visi dan misi karyawan dan organisasi

5.  perancangan cara komuniikasi yang efektif dengan karyawan

6.  penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan

Pengawasan Perkantoran (Office Controlling) Adalah kegiatan  memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target.

Objek pengawasan perkantoran meliputi :

1.   penggunaan peralatan dan perabot kantor

2.  metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

3.  kualitas pekerjaan kantor

4.  waktu

5.  biaya perkantoran

Karakteristik-Karakteristik Pengawasan Yang Efektif

Adapun karakteristik pengawasan yang efektif harus memenuhi:

1. Ada unsur keakuratan, di mana data harus dapat dijadikan pedoman dan valid.

2.Tepat waktu, yaitu dikumpulkan, disampaikan dan dievaluasi secara cepat dan tepat di mana kegiatan perbaikan perlu dilaksanakan.

3. Obyektif dan menyeluruh, dalam arti mudah dipahami.

4.Terpusat, dengan memusatkan pada bidang-bidang penyimpangan yang paling sering terjadi.

5. Realistik secara ekonomis, di mana biaya system pengawasan harus lebih rendah atau sama dengan kegunaan yang didapat.

6.Realistik secara organisasional, yaitu cocok dengan kenyataan yang ada di dalam organisasi.

7.Terkoordinasi dengan aliran kerja, karena dapat menimbulkan sukses atau gagalnya operasi serta harus sampai pada karyawan yang memerlukannya.

8.Fleksibel, harus dapat menyesuaikan dengan situasi yang dihadapi, sehingga tidak harus membuat sistem baru jika terjadi perubahan kondisi.

9.Sebagai petunjuk dan operasional, di mana harus dapat menunjukkan deviasi standar sehingga dapat menentukan koreksi yang akan diambil.

10.Diterima para anggota organisasi, mampu mengarahkan pelaksanaan kerja anggota organisasi dengan mendorong perasaan otonomi, tanggung jawab, dan prestasi.

Hubungan Pengawasan dengan unsur-unsur proses administrasi

Sebagai proses administrative yang hendak menjamin keselarasan, kecerdasan, dan ekonomis didalam pendidikan, pengawasan jelas memiliki hubungan yang erat sekali dengan unsur-unsur proses administrasi yang lainnya, bahkan didalam beberapa hal mungkin hampir tidak dapat dipisahkan daru unsur-unsur yang lainnya itu. Perancanaan membangun tujuan-tujuan serta menggariskan mekanisme, pekerjaan dan prosedur untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan itu, kemudian dijalankan dengan komunikasi untuk menyaluskan intruksi dan informasi, serta koordinasi mempersatukan sub-sub bagian bagian organisasi, sehingga akhirnya saling berhubungan dengan yang lainnya.  Semua kegiatan itu jelas membutuhkan pengawasan karena untuk mengukur dan penilaian dari keberhasilan pekerjaan tersebut. Kalau pengawan ini tidak ada maka kita tidak akan mengetahui sejau mana kberhasilan yang kita peroleh.

Tujuan Evaluasi

Evaluasi memiliki tujuan yang sangat penting dalam pembelajaran, diantaranya untuk grading, seleksi, mengetahui tingkat penguasaan kompetensi, bimbingan, diagnosis, dan prediksi.

1. Sebagai grading, penilaian ditujukan untuk menentukan atau membedakan kedudukan hasil kerja misalnya peserta didik dibandingkan dengan peserta didik lain. Evaluasi ini akan menunjukkan kedudukan peserta didik dalam urutan dibandingkan dengan anak yang lain. Karena itu, fungsi Evaluasi untuk grading ini cenderung membandingkan anak dengan anak yang lain sehingga lebih mengacu kepada penilaian acuan norma (norm-referenced assessment).

2. Sebagai alat seleksi, Evaluasi ditujukan untuk memisahkan antara misalnya peserta didik yang masuk dalam kategori tertentu dan yang tidak. Peserta didik yang boleh masuk sekolah tertentu atau yang tidak boleh. Dalam hal ini, fungsi Evaluasi untuk menentukan seseorang dapat masuk atau tidak di sekolah tertentu.

3. Untuk menggambarkan sejauh mana seorang peserta didik telah menguasai kompetensi.

4. Sebagai bimbingan, Evaluasi bertujuan untuk mengevaluasi hasil belajar peserta didik dalam rangka membantu peserta didik memahami dirinya, membuat keputusan tentang langkah berikutnya, baik untuk pemilihan program, pengembangan kepribadian maupun untuk penjurusan.

5. Sebagai alat diagnosis, penilaian bertujuan menunjukkan kesulitan belajar yang dialami peserta didik dan kemungkinan prestasi yang bisa dikembangkan. Ini akan membantu guru menentukan apakah seseorang perlu remidiasi atau pengayaan.

6. Sebagai alat prediksi, penilaian bertujuan untuk mendapatkan informasi yang dapat memprediksi bagaimana kinerja peserta didik pada jenjang pendidikan berikutnya atau dalam pekerjaan yang sesuai. Contoh dari penilaian ini adalah tes bakat skolastik atau tes potensi akademik.

            Dari keenam tujuan penilaian tersebut, tujuan untuk melihat tingkat penguasaan kompetensi, bimbingan, dan diagnostik merupakan peranan utama dalam Evaluasi.Sesuai dengan tujuan tersebut, Evaluasi menuntut Administrator agar secara langsung atau tak langsung mampu melaksanakan Evaluasi dalam keseluruhan proses Administrasi. Jadi, tujuan Evaluasi adalah memberikan masukan informasi secara komprehensif tentang hasil dan tujuan, baik dilihat ketika saat kegiatan berlangsung maupun dilihat dari hasil akhirnya, dengan menggunakan berbagai cara penilaian yang sesuai dengan kompetensi yang diharapkan agar tercapainya suatu tujuan yang direncanakan.

Hubungan Evaluasi

Salah satu peran yang penting evaluasi  dalam administrasi pendidikan ialah mencari dasar yang kokoh dalam bagi perbaikan seperti kurikulum, metode pembelajaran  dan program pendidikan. Perbaikan kurikulum, metode pembelajaran  atau program pendidikan yang dilakukan tanpa hasil evaluasi yang sistematik acapkali menjadi usaha sia-sia yang mubajir. evaluasi tentu saja akan dapat member sumbangan yang berarti bagi perkembangan teori dan dasar pendidikan. Ilmu seperti pengukuran pendidikan dan psikometrik sangat tergantung pada hasil-hasil evaluasi yang dilakukan sebagai kegiatan sehari-hari guru dan pendidik. Dari hasil itu akan diperoleh pengetahuan emperik yang sangat berharga untuk pengembangan ilmu dan teori.