KD 3.2 Menganalisis Jabatan, tugas dan uraian pekerjaan pada kegiatan administrasi
-
Kompetensi Dasar :
3.2 Menganalisis Jabatan, tugas dan uraian pekerjaan pada kegiatan administrasi
4.2 Membuat uraian tugas pada setiap tingkat jabatan pada kegiatan administrasi
3.2 Menganalisis Jabatan, tugas dan uraian pekerjaan pada kegiatan administrasi
4.2 Membuat uraian tugas pada setiap tingkat jabatan pada kegiatan administrasi Jabatan, Tugas, dan Uraian Pekerjaan pada Kegiatan Administrasi
Menganalisis Jabatan, Tugas, dan Uraian Pekerjaan pada kegiatan Administrasi
1. Jenis Jabatan
1. Kepala Kantor/Pimpinan Kantor/Direktur Kantor Pimpinan kantor
adalah orang yang memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan, mengatur pembagian tugas pekerjaan personil, mengatur mekanisme kerja, dan pelengkapan kerja kantor sesuain kebutuhan.
2.Manajerial
Bagian manajerial adalah orang yang memimpin dalam pelaksanaan pekerjaan dengan menjalankan fungsi-fungsi manajemen (planning, organizing, actuating, controlling, decision making). Jabatan manajerial adalah jabatan yang memiliki bawahan. Contohnya manajer membawahi para staf dan nonstaf/pelaksana.
3.Staf atau Pembantu Ahli
Jabatan ini merupakan para tenaga ahli yang cukup dan mampu dalam bidangnya. Tugasnya membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaanpekerjaan kantor. Contoh staf simpan pinjam, staf akuntan, dan staf pemasaran
4.Kepala Personalia atau HRD (Human Resource Department)
Orang yang memiliki jabatan ini bekerja di bagian khusus kepegawaian. Tugasnya menentukan tenaga kerja yang sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Selain itu, HRD juga mengatur/ mengoordinasikan hak-hak pegawai, seperti jatah cuti pegawai, santunan kesehatan, dan lain-lain.
5.Kepala Tata Usaha/Kepala Administrasi
Kepala tata usaha adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor serta memberikan pelayanan teknis dan administrasi kepada semua satuan unit di bidang ketatausahaan yang meliputi perencanaan, pelaporan, kepegawaian, keuangan rumah tangga, keprotokoleran, perlengkapan, dan peralatankantor.
2. Tugas
Ø Memilah pos, surat, paket kiriman, pemesanan.
Ø Menjawab dan menerima telepon, pengetikan, dokumen, surat menyurat offline maupun online
Ø Memesan persediaan alat tulis kantor
Ø Menyapa dan melayani klien
Ø Membuat agenda kantor
Ø Filling data entry / mengisi data entri perusahaan
Ø Mengelola buku harian
3.Uraian Pekerjaan
A. Uraian Jabatan (Job Description)
Uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada. Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untuk menghindari terjadinya pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang masing-masing jabatan.
Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam Uraian Jabatan pada umumnya meliputi :
1. Identifikasi Jabatan, yang berisi informasi tentang nama jabatan, bagian dan nomor kode jabatan dalam suatu perusahaan
a) Ikhtisar Jabatan, yang berisi penjelasan singkat tentang jabatan tersebut; yang juga
b) memberikan suatu definisi singkat yang berguna sebagai tambahan atas informasi pada
c) identifikasi jabatan, apabila nama jabatan tidak cukup jelas
d) Tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Bagian ini adalah merupakan inti dari Uraian
e) Jahatan dan merupakan bagian yang paling sulit untuk dituliskan secara tepat. Untuk itu,
f) bisa dimulai menyusunnya dengan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang
g) apa dan mengapa suatu pekerjaan dilaksanakan, dan bagaimana cara melaksanakannya
h) Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima. Bagian ini menjelaskan nama-nama
i) jabatan yang ada diatas dan di bawah jabatan ini, dan tingkat pengawasan yang terlibat
j) Hubungan dengan jabatan lain. Bagian ini menjelaskan hubungan vertikal dan horizontal
k) jabatan ini dengan jabatan-jabatan lainnya dalam hubungannya dengan jalur promosi,
l) aliran serta prosedur kerja
m) Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang digunakan
n) Kondisi kerja, yang menjelaskan tentang kondisi fisik lingkungan kerja dari suatu jabatan.
o) misalnya panas, dingin, berdebu, ketal, bising dan lain- lain terutama kondisi kerja yang
p) berbahaya
q) Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan di atas
2. Spesifikasi/Persyaratan Pekerjaan / Jabatan
Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama dengan Uraian Jabatan, tetapi dapat juga di susun secara terpisah.
Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan adalah:
1. Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja
2. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan
3. Persyaratan fisik dan mental
4. Persyaratan umur dan jenis kelamin
3. Kegunaan Uraian jabatan dan spesifikasi jabatan
Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan, sebagai hasil dari Analisa Jabatan mempunyai banyak manfaat, antara lain:
1. Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan
2. Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja seseorang
3. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan pegawai baru
4. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan
5. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi
6. Untuk rnerencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan penyederhanaan kerja
7. Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan kerja
B. Pelaksanaan Analisis Pekerjaan Kantor
Analisis jabatan pada dasarnya adalah suatu proses pengumpulan, penelitian, penguraian
data jabatan yang tahapannya sebagai berikut :
1. Tahap persiapan dan perencanaan
2. Tahap pengumpulan data
3. Tahap pengolahan data
Selanjutnya setiap tahap pelaksanaan dijelaskan sebagai berikut:
1. Tahap persiapan dan perencanaan Pada tahap ini beberapa kegiatan yang dilakukan adalah:
Ø Penegasan kembali struktur organisasi yang akan menjadi pegangan bagi proses selanjutnya
Ø termasuk nama-nama jabatan dan tempatnya.
Ø lnventarisasi jabatan yang ada di setiap unit kerja yang ada dan di susun berdasarkan hierarki
Ø dan di beri kode identifikasi
Ø Menetapkan metode pengumpulan data yang akan digunakan dan menyiapkan alat dan sama
Ø yang diperlukan ( formulir dll. )
Ø Membentuk team pelaksana analisis dan menjelaskan tentang metode yang akan digunakan.
Ø Komunikasi/penjelasan oleh pimpinan perusahaan kepada semua pimpinan unit kerja dan
Ø semua karyawan tentang maksud dan tujuan analisis jabatan yang akan dilaksanakan.
Hal ini dilaksanakan untuk mencegah terjadinya salah pengertian dan timbulnya persepsi dan harapan yang keliru.
2. Tahap Pengumpulan Data
Pengumpulan data jabatan dapat dilakukan dengan melalui beberapa cara:
a. Metode Observasi dan Wawancara
Metode observasi berarti pelaksana analisis jabatan mengamati secara langsung di tempat bagaimana tugas pekerjaan dilaksanakan dan mencatatnya untuk di olahnya menjadi informasi. Kelemahan : lambat, mahal, terkadang kurang akurat Kelebihan : memperoleh informasi dari tangan pertama, mengenal kondisi kerja, ketrampilan yang diperlukan dan peralatan yang digunakan secara riil. Sedangkan dalam metode wawancara petugas analisis mewawancarai langsung pemegang jabatan dengan mengajukan pertanyaan yang di siapkan lebih dulu dan mencatat jawabannya untuk diolah menjadi informasi yang diperlukan Kelemahan : jika terjadi salah pemahaman maka data akan bias, terkadang tanggapan kurang lengkap.Kelebihan : biaya relatif murah, waktu efisien
b. Metode Kuesioner ( Daftar Pertanyaan )
Pengumpulan data dilakukan melalui penyebaran daftar pertanyaan kepada semua karyawan untuk di isi. Daftar pertanyaan itu bisa bersifat “terbuka” (Open ended) artinya, penjawab harus memberikan jawaban menurut kehendaknya sendiri dengan caranya sendiri, tidak dibatasi. Bila daftar pertanyaan itu bersifat “tertutup” (Closed), maka pertanyaan sudah dibuat sedemikian rupa sehingga penjawab tinggal menjawab ya/tidak, atau benar/salah.
c. Metode Studi Referensi
Metode ini mengandalkan pada pengetahuan dan “ahli”, rujukan yang ada dan perbandingan dengan organisasi lain. Metode ini jarang digunakan.
d. Metode Kombinasi
Metode ini berarti menggunakan beberapa metode di atas sekaligus. Metode observasi di tempat dapat diadakan untuk jabatan atau posisi yang khusus. Observasi dapat mengungkapkan hal-hal yang tidak dapat diuraikan secara tertulis seperti kondisi kerja, arus kerja, proses, keterampilan yang dibutuhkan dan perajatan yang digunakan.
Metode wawancara dilakukan mengingat tidak semua jabatan dapat dianalisis secara tertulis. Jabatan seperti: jabatan teknis, profesional, kepengawasan dan eksekutif sebaiknya dikaji melalui wawancara atas pemegang jabatan yang bersangkutan.
Metode daftar pertanyaan pada umumnya kurang berhasil, karena tidak semua karyawan telah mengisi formulir atau dapat membaca dan menulis dengan baik. Setiap kategori karyawan harus diberi kuisioner tersendiri dengan gaya bahasa khusus guna mencegah kesalahpahaman dalam penafsiran.
Metode studi referensi misalnya dapat dilakukan dengan menganalisis buku catatan harian untuk mendapatkan informasi tentang suatu jabatan atau posist. Tetapi metode ini agak sulit dilakukan karena tidak semua catatan harian berguna, karena si penulis tidak merumuskan kegiatan yang sebenarnya. Juga masih banyak pekerjaan yang tidak membiasakan diri membuat catatan harian seperti pesuruh atau mekanik.
Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan untuk menetapkan metode analisis yang terbaik adalah :
Ø Karakteristik pekerjaan (fungsi, tanggungjawab, dan kondisi)
Ø Lokasi tempat kerja
Ø Persiapan perndahuluan yang dilakukan oleh analisis
Ø Sikap dan tanggapan karyawan
Ø standar kinerja yang ditetapkan
Tahap Pengolahan Data :
Setelah proses pengumpulan data selesai, dilakukan pengolahan data yaitu:
1. Menentukan faktor-faktor dari penilaian jabatan
2. Menentukan bobot nilai dari setiap faktor
3. Analisa hasil interview dan kuisioner yang telah di isi
4. Analisa persyaratan jabatan
5. Menyusun uraian jabatan
6. Melakukan pola penilaian jabatan sebagai dasar dari penentuan sistem personalia lainnya
7. Mempersiapkan rekomendasi bagi perencanaan tenaga kerja, pola pengadaan, seleksi dan penempatan pegawai; penilaian karya pegawai; sistem pemberian balas jasa ; pelatihan dan pengembangan pegawai, sistem dan prosedur administrasi kepegawaian.
-
TUGAS 3,2 Analisis Jabatan
Nama : ……………………………… Kelas : ………………….
JAWABLAH PERTANYAAN-PERTANAAN DI BAWAH INI DENGAN BENAR DAN JELAS !
1. Apakah perbedaan antara Kepala Kantor(Direktur) dengan Manajer ? Jelaskan !
2. Apakah Tugas Kepala Personalia atau HRD ?
3. Apakah Tugas Kepala Administrasi ?
4. Jelaskan ! Apakah yang dimaksud dengan Uraian Jabatan ?
5. Ada 4 persyaratan yang perlu dilakukan dalam Spesifikasi Jabatan. Sebutkan !
6. Apakah Kegunaan dari uraian jabatan ?
7. Analisa jabatan ada beberapa tahap. Uraikan Analisis jabatan pada tahap persiapan !
8. Pada tahap pengumpulan data ada beberapa metode. Jelaskan 2 metode pada tahap pengumpulan data
9. Faktor-faktor apa saja yang perlu dipertimbangkan untuk menetapkan metode analisis yang terbaik?
10. Setelah pengumpulan data selesai, maka melakukan pengolahan data. Sebutkan 4 langkah yang dilakukan pada waktu pengolahan data.
*** selamat mengerjakan ***
Catatan :
1. Tugas dikerjakan di buku catatan (buku tulis) ditulis tangan
2. Hasilnya di foto dan dikirim di penugasan dalam bentuk pdf
-
Tugas 3.3 mengidentifikasi persyaratan personil administrasi perkantoran
Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar, dengan menuliskan huruf pada alternative jawaban!
1. Pegawai yang bekerja pada instansi pemerintah dan digaji oleh pemerintah disebut…
A. Pegawai negeri
B. Pegawaiswasta
C. Pegawai honorer
D. Pegawai tetap
E. Pegawai kantor
2. Orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakkan orang lain/para staf, mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana dan prasarana kantor untuk mencaoai tujuan yang telah ditetapkan, disebut.,…
A. Administrator
B. Manajer
C. Staf
D. Pembantu ahli
E. Worker
3. Tes untuk mengukur bakat pelamar disebut….
A. Interest test
B. Personality test
C. Aptitude test
D. Intelegensi test
E. Test kesehatan
4. Unsur – unsur yang diseleksi secara ilmiah dalam seleksi karyawan baru adalah….
A. Surat lamaran bermaterai atau tidak
B. Ijazah pendidikan terakhir
C. Berorientasi pada prestasi kerja
D. Bentuk tulisan pelamar
E. Hasil tes dan wawancara
5. Pengertian job analysis yang tepat adalah….
A. Analisis pekerjaan
B. Analisis tugas
C. Analisa tugas dan pekerjaan
D. Analisis jabatan
E. Analisis jabatan pekerjaan
6. Metode perekrutan calon karyawan baru yang dilakukan di kalangan terbatas disebut metode….
A. Terkendali
B. Positif
C. Terbuka
D. Netral
E. Tertutup
7. Pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan yang lain atau ke kedudukan yang lebih rendah, yang terjadi biasanya karena pengaruh negatif dari moral karyawan yang bersangkutan disebut….
A. Demosi
B. Mutasi
C. Promosi
D. Pembinaan karyawan
E. Migrasi
8. Mutasi pada jabatan yang sama, karena produksi ditempat yang lama menurun disebut….
A. Production transfer
B. Replacement transfer
C. Shift transfer
D. Remedial transfer
E. Versatility transfer
9. Kenaikan jabatan seorang karyawan yang disertai dengan kekuasaan yang lebih tinggi dan tanggung jawab yang lebih besar disebut….
A. Analisis jabatan
B. Seleksi
C. Promosi
D. Demosi
E. Rekrutmen
10. Berikut ini merupakan macam – macam tes, kecuali….
A. Tes individu
B. Tes kesehatan
C. Tes bakat
D. Tes kepribadian
E. Tes subjektif
11. Berikut ini yang bukan merupakan kulifikasi dasar seleksi adalah….
A. Umur
B. Pendidikan
C. Jenis kelamin
D. Inisiatif dan kreatif
E. Jumlah saudara
12. Pelatihan yang bertujuan memberikan pengetahuan tentang bagaimana mempraktikkan teknik-teknik kerja yang berhubunga dengan pekerjaan kantor disebut….
A. Supervisory training
B. Administrative training
C. Office method training
D. Refreshing training
E. Management training
13. Berikut ini yang bukan merupakan penyebab PHK adalah….
A. Pemberhentian karena sakit
B. Pemberhentian karena mencapai usia pensiun
C. Pemberhentian karena menikah
D. Pemberhentian karena meninggal dunia
E. Pemberhentian karena kemauan seniri
14. Besarnya uang pesangon untuk masa kerja 4 tahun atau lebih adalah….upah bruto
A. 5 bulan
B. 4 bulan
C. 3 bulan
D. 2 bulan
E. 1 tahun
15. Ketentuan pemberian uang ganti rugi adalah “Kepada tenaga kerja yang mendapat kecelakaan dan atau menderita penyakit akibat pekerjaan, berhak atas ganti rugi perawatan dan rehabilitasi”. Hal ini sesuai dengan ….
A. UU No 13 Tahun 2003
B. Pasal 10 ayat 4 UU No 24 Tahun 1996
C. Pasal 10 ayat 4 UU No 24 Tahun 1969
D. UU Kecelakaan Tahun 1951
E. UUD 1945
16. Menurut UU No 13 Thun 2003 “Setiap orang yang mampu melakukan pekerjaan guna menghasilkan barang dan/atau jasa baik untuk memenuhi kebutuhan sendiri maupun untuk masyarakat”, disebut….
A. Ketenagakerjaan
B. Buruh
C. Pemberi kerja
D. Pengusaha
E. Tenaga kerja
17. Menurut UU No 13 Tahun 2003 BAB II pasal 4 Pembangunan ketenagakerjaan bertujuan untuk….
A. memberdayakan dan mendayagunakan tenaga kerja secara optimal dan manusiawi;
B. mewujudkan pemerataan kesempatan kerja dan penyediaan tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan pembangunan nasional dan daerah;
C. memberikan perlindungan kepada tenaga kerja dalam mewujudkan kesejahteraan
D. meningkatkan kesejahteraan tenaga kerja dan keluarganya.
E. Semua benar
18. Menurut UU No 13 Tahun 2003 BAB IV Pasal 8 Perencanaan tenaga kerja disusun atas dasar informasi ketenagakerjaan yang antara lain meliputi, kecuali….
A. penduduk dan tenaga kerja;
B. keselamatan kerja
C. kesempatan kerja;
D. pelatihan kerja termasuk kompetensi kerja;
E. produktivitas tenaga kerja;
19. Lamanya waktu kerja lembur hanya dapat dilakukan paling banyak …. dalam 1 (satu) hari
A. 2 jam
B. 3 jam
C. 4 jam
D. 5 jam
E. 6 jam
20. Ketenagakerjaan adalah….
A. setiap orang yang mampu melakukan pekerjaan guna menghasilkan barang dan/atau jasa baik untuk memenuhi kebutuhan sendiri maupun untuk masyarakat
B. setiap orang yang bekerja dengan menerima upah atau imbalan dalam bentuk lain.
C. orang perseorangan, pengusaha, badan hukum, atau badan-badan lainnya yang mempekerjakan tenaga kerja dengan membayar upah atau imbalan dalam bentuk lain.
D. segala hal yang berhubungan dengan tenaga kerja pada waktu sebelum, selama, dan sesudah masa kerja.
E. orang perseorangan, persekutuan, atau badan hukum yang berada di Indonesia mewakili perusahaan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan b yang berkedudukan di luar wilayah Indonesia
Perintah :
Jawablah dengan menuliskan huruf pada jawaban yang benar di buku tulis/catatan. Kemudian foto jawaban Anda dan kirim di penugasan.