Administrasi Umum - X AK [Drs. Eko Setyo W., M.Pd]

Kompetensi Dasar :

3.2 Menganalisis Jabatan, tugas dan uraian pekerjaan pada kegiatan administrasi

4.2 Membuat uraian tugas pada setiap tingkat jabatan pada kegiatan administrasi

3.2 Menganalisis Jabatan, tugas dan uraian pekerjaan pada kegiatan administrasi

4.2 Membuat uraian tugas pada setiap tingkat jabatan pada kegiatan administrasi Jabatan, Tugas, dan Uraian Pekerjaan pada Kegiatan Administrasi

Menganalisis Jabatan, Tugas, dan Uraian Pekerjaan pada kegiatan Administrasi

1. Jenis Jabatan

1. Kepala Kantor/Pimpinan Kantor/Direktur Kantor Pimpinan kantor

adalah orang yang memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan, mengatur pembagian tugas pekerjaan personil, mengatur mekanisme kerja, dan pelengkapan kerja kantor sesuain kebutuhan.

 2.Manajerial

Bagian manajerial adalah orang yang memimpin dalam pelaksanaan pekerjaan dengan menjalankan fungsi-fungsi manajemen (planning, organizing, actuating, controlling, decision making). Jabatan manajerial adalah jabatan yang memiliki bawahan. Contohnya manajer membawahi para staf dan nonstaf/pelaksana.

 3.Staf atau Pembantu Ahli

Jabatan ini merupakan para tenaga ahli yang cukup dan mampu dalam bidangnya. Tugasnya membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaanpekerjaan kantor. Contoh staf simpan pinjam, staf akuntan, dan staf pemasaran

 4.Kepala Personalia atau HRD (Human Resource Department)

Orang yang memiliki jabatan ini bekerja di bagian khusus kepegawaian. Tugasnya menentukan tenaga kerja yang sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Selain itu, HRD juga mengatur/ mengoordinasikan hak-hak pegawai, seperti jatah cuti pegawai, santunan kesehatan, dan lain-lain.

 5.Kepala Tata Usaha/Kepala Administrasi

Kepala tata usaha adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor serta memberikan pelayanan teknis dan administrasi kepada semua satuan unit di bidang ketatausahaan yang meliputi perencanaan, pelaporan, kepegawaian, keuangan rumah tangga, keprotokoleran, perlengkapan, dan peralatankantor.

2. Tugas

Ø  Memilah pos, surat, paket kiriman, pemesanan.

Ø  Menjawab dan menerima telepon, pengetikan, dokumen, surat menyurat offline maupun online

Ø  Memesan persediaan alat tulis kantor

Ø  Menyapa dan melayani klien

Ø  Membuat agenda kantor

Ø  Filling data entry / mengisi data entri perusahaan

Ø  Mengelola buku harian

3.Uraian Pekerjaan

A. Uraian Jabatan (Job Description)

Uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada. Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untuk menghindari terjadinya pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang masing-masing jabatan.

Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam Uraian Jabatan pada umumnya meliputi :

1. Identifikasi Jabatan, yang berisi informasi tentang nama jabatan, bagian dan nomor kode jabatan dalam suatu perusahaan

a)      Ikhtisar Jabatan, yang berisi penjelasan singkat tentang jabatan tersebut; yang juga

b)      memberikan suatu definisi singkat yang berguna sebagai tambahan atas informasi pada

c)       identifikasi jabatan, apabila nama jabatan tidak cukup jelas

d)      Tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Bagian ini adalah merupakan inti dari Uraian

e)      Jahatan dan merupakan bagian yang paling sulit untuk dituliskan secara tepat. Untuk itu,

f)       bisa dimulai menyusunnya dengan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang

g)      apa dan mengapa suatu pekerjaan dilaksanakan, dan bagaimana cara melaksanakannya

h)      Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima. Bagian ini menjelaskan nama-nama

i)        jabatan yang ada diatas dan di bawah jabatan ini, dan tingkat pengawasan yang terlibat

j)        Hubungan dengan jabatan lain. Bagian ini menjelaskan hubungan vertikal dan horizontal

k)      jabatan ini dengan jabatan-jabatan lainnya dalam hubungannya dengan jalur promosi,

l)        aliran serta prosedur kerja

m)    Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang digunakan

n)      Kondisi kerja, yang menjelaskan tentang kondisi fisik lingkungan kerja dari suatu jabatan.

o)      misalnya panas, dingin, berdebu, ketal, bising dan lain- lain terutama kondisi kerja yang

p)      berbahaya

q)      Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan di atas

2. Spesifikasi/Persyaratan Pekerjaan / Jabatan

Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama dengan Uraian Jabatan, tetapi dapat juga di susun secara terpisah.

Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan adalah:

1. Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja

2. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan

3. Persyaratan fisik dan mental

4. Persyaratan umur dan jenis kelamin

3. Kegunaan Uraian jabatan dan spesifikasi jabatan

Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan, sebagai hasil dari Analisa Jabatan mempunyai banyak manfaat, antara lain:

1. Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan

2. Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja seseorang

3. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan pegawai baru

4. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan

5. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi

6. Untuk rnerencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan penyederhanaan kerja

7. Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan kerja

B. Pelaksanaan Analisis Pekerjaan Kantor

Analisis jabatan pada dasarnya adalah suatu proses pengumpulan, penelitian, penguraian

data jabatan yang tahapannya sebagai berikut :

1. Tahap persiapan dan perencanaan

2. Tahap pengumpulan data

3. Tahap pengolahan data

Selanjutnya setiap tahap pelaksanaan dijelaskan sebagai berikut:

1. Tahap persiapan dan perencanaan Pada tahap ini beberapa kegiatan yang dilakukan adalah:

Ø  Penegasan kembali struktur organisasi yang akan menjadi pegangan bagi proses selanjutnya

Ø  termasuk nama-nama jabatan dan tempatnya.

Ø  lnventarisasi jabatan yang ada di setiap unit kerja yang ada dan di susun berdasarkan hierarki

Ø  dan di beri kode identifikasi

Ø  Menetapkan metode pengumpulan data yang akan digunakan dan menyiapkan alat dan sama

Ø  yang diperlukan ( formulir dll. )

Ø  Membentuk team pelaksana analisis dan menjelaskan tentang metode yang akan digunakan.

Ø  Komunikasi/penjelasan oleh pimpinan perusahaan kepada semua pimpinan unit kerja dan

Ø  semua karyawan tentang maksud dan tujuan analisis jabatan yang akan dilaksanakan.

Hal ini dilaksanakan untuk mencegah terjadinya salah pengertian dan timbulnya persepsi dan harapan yang keliru.

2. Tahap Pengumpulan Data

 Pengumpulan data jabatan dapat dilakukan dengan melalui beberapa cara:

 a. Metode Observasi dan Wawancara

Metode observasi berarti pelaksana analisis jabatan mengamati secara langsung di tempat bagaimana tugas pekerjaan dilaksanakan dan mencatatnya untuk di olahnya menjadi informasi. Kelemahan : lambat, mahal, terkadang kurang akurat Kelebihan : memperoleh informasi dari tangan pertama, mengenal kondisi kerja, ketrampilan yang diperlukan dan peralatan yang digunakan secara riil. Sedangkan dalam metode wawancara petugas analisis mewawancarai langsung pemegang jabatan dengan mengajukan pertanyaan yang di siapkan lebih dulu dan mencatat jawabannya untuk diolah menjadi informasi yang diperlukan Kelemahan : jika terjadi salah pemahaman maka data akan bias, terkadang tanggapan kurang lengkap.Kelebihan : biaya relatif murah, waktu efisien

 b. Metode Kuesioner ( Daftar Pertanyaan )

Pengumpulan data dilakukan melalui penyebaran daftar pertanyaan kepada semua karyawan untuk di isi. Daftar pertanyaan itu bisa bersifat “terbuka” (Open ended) artinya, penjawab harus memberikan jawaban menurut kehendaknya sendiri dengan caranya sendiri, tidak dibatasi. Bila daftar pertanyaan itu bersifat “tertutup” (Closed), maka pertanyaan sudah dibuat sedemikian rupa sehingga penjawab tinggal menjawab ya/tidak, atau benar/salah.

 c. Metode Studi Referensi

Metode ini mengandalkan pada pengetahuan dan “ahli”, rujukan yang ada dan perbandingan dengan organisasi lain. Metode ini jarang digunakan.

 d. Metode Kombinasi

Metode ini berarti menggunakan beberapa metode di atas sekaligus. Metode observasi di tempat dapat diadakan untuk jabatan atau posisi yang khusus. Observasi dapat mengungkapkan hal-hal yang tidak dapat diuraikan secara tertulis seperti kondisi kerja, arus kerja, proses, keterampilan yang dibutuhkan dan perajatan yang digunakan.

Metode wawancara dilakukan mengingat tidak semua jabatan dapat dianalisis secara tertulis. Jabatan seperti: jabatan teknis, profesional, kepengawasan dan eksekutif sebaiknya dikaji melalui wawancara atas pemegang jabatan yang bersangkutan.

Metode daftar pertanyaan pada umumnya kurang berhasil, karena tidak semua karyawan telah mengisi formulir atau dapat membaca dan menulis dengan baik. Setiap kategori karyawan harus diberi kuisioner tersendiri dengan gaya bahasa khusus guna mencegah kesalahpahaman dalam penafsiran.

Metode studi referensi misalnya dapat dilakukan dengan menganalisis buku catatan harian untuk mendapatkan informasi tentang suatu jabatan atau posist. Tetapi metode ini agak sulit dilakukan karena tidak semua catatan harian berguna, karena si penulis tidak merumuskan kegiatan yang sebenarnya. Juga masih banyak pekerjaan yang tidak membiasakan diri membuat catatan harian seperti pesuruh atau mekanik.

 Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan untuk menetapkan metode analisis yang terbaik adalah :

Ø  Karakteristik pekerjaan (fungsi, tanggungjawab, dan kondisi)

Ø  Lokasi tempat kerja

Ø  Persiapan perndahuluan yang dilakukan oleh analisis

Ø  Sikap dan tanggapan karyawan

Ø  standar kinerja yang ditetapkan

Tahap Pengolahan Data :

Setelah proses pengumpulan data selesai, dilakukan pengolahan data yaitu:

1.       Menentukan faktor-faktor dari penilaian jabatan

2.       Menentukan bobot nilai dari setiap faktor

3.       Analisa hasil interview dan kuisioner yang telah di isi

4.       Analisa persyaratan jabatan

5.       Menyusun uraian jabatan

6.       Melakukan pola penilaian jabatan sebagai dasar dari penentuan sistem personalia lainnya

7.       Mempersiapkan rekomendasi bagi perencanaan tenaga kerja, pola pengadaan, seleksi dan penempatan pegawai; penilaian karya pegawai; sistem pemberian balas jasa ; pelatihan dan pengembangan pegawai, sistem dan prosedur administrasi kepegawaian.